Automação financeira com IA: como a WEG está transformando seus processos
Inovação não acontece porque uma empresa decide usar inteligência artificial. Ela acontece quando existe um método para transformar tecnologia em resultado. Essa foi uma das principais reflexões do encontro do Núcleo de Finanças e Controladoria da ACIJS, em que a WEG compartilhou como vem conduzindo a automação financeira de seus processos contábeis com inteligência artificial.
Ricardo Baehr, CEO da Simplifica+, participou do encontro e viu de perto algo que vale para qualquer indústria ou distribuidor que queira dar esse passo: o que separa uma adoção de IA que funciona de uma que não sai do papel não é a ferramenta escolhida, é a maturidade da gestão por trás dela.
O encontro: WEG e o Núcleo de Finanças e Controladoria ACIJS
O Núcleo de Finanças e Controladoria da ACIJS reuniu gestores financeiros para um encontro em que a WEG compartilhou como vem conduzindo a transformação de seus processos financeiros e contábeis com inteligência artificial. Ricardo Baehr, CEO da Simplifica+, participou do evento e destacou que o que mais chamou atenção não foi a tecnologia em si, mas a maturidade da gestão por trás dela.
Em uma companhia com décadas de história, milhares de colaboradores e operações distribuídas pelo mundo, na WEG, inovar exige mais do que instalar uma nova ferramenta. Exige construir confiança em cada etapa do processo, algo que se aplica igualmente a empresas de menor porte que querem estruturar sua própria adoção de inteligência artificial no financeiro.
O que é automação financeira, e onde a IA entra nesse processo
Automação financeira é o uso de tecnologia para executar tarefas do setor financeiro de forma automática, com o mínimo de intervenção manual, e missão e conferência de boletos, conciliação bancária, cobrança, gestão de contas a receber e a pagar, e emissão de notas fiscais estão entre os processos mais comuns.
Quando essa automação incorpora inteligência artificial, ela deixa de só executar tarefas repetitivas e passa a identificar padrões, sinalizar inconsistências e antecipar problemas, como um cliente com histórico de atraso ou uma nota fiscal com erro de CFOP recorrente. Mas essa camada de IA só entrega resultado quando está conectada a um método de adoção, e não solta como uma ferramenta isolada.
Se você quer entender o papel da IA no financeiro de forma mais ampla, veja também:
Inteligência Artificial no Financeiro: Guia Prático
Os pilares de adoção de IA que o Rica destacou na WEG
No encontro, a WEG mostrou como vem conduzindo a adoção de IA em seus processos financeiros e contábeis, e o Ricardo Baehr trouxe dali alguns pilares fundamentais desse processo, não uma lista fechada ou oficial da empresa, mas os pontos que mais chamaram atenção de quem já vive o dia a dia de automação financeira. Eles servem de roteiro para qualquer time financeiro que queira sair do "vamos testar uma ferramenta" para um processo que se sustenta no tempo.
Preparar as pessoas para a mudança
O primeiro pilar é usar dados para demonstrar o impacto da tecnologia, transformando a resistência natural do time em oportunidade. Quem trabalha há anos com planilhas e conferência manual de boletos não muda de comportamento porque uma diretoria decidiu automatizar, muda quando vê, em números, quantas horas aquele processo consumia antes.
Na prática, isso significa medir o processo manual antes de automatizar. Quanto tempo o time gasta hoje emitindo 2ª via de boleto, conferindo nota fiscal ou cobrando um cliente em atraso? Esse número é o que convence a equipe e a diretoria, de que vale a pena mudar.
Criar uma estrutura dedicada ao tema
O segundo pilar é formar especialistas internos e disseminar conhecimento, para que a IA deixe de ser um projeto isolado e passe a fazer parte da cultura da empresa. Automação financeira que depende de uma única pessoa ou de um fornecedor externo para funcionar não escala, para de funcionar assim que essa pessoa sai de férias ou muda de área.
Ter alguém responsável por acompanhar a adoção, medir resultado e ajustar o processo é o que diferencia uma automação pontual de uma mudança estrutural no setor financeiro.
Validar antes de escalar
O terceiro pilar é começar pequeno. Grandes iniciativas de automação financeira começam com um piloto, evoluem por meio de testes e ajustes, e só então são expandidas para toda a operação.
Esse padrão aparece na prática em implementações de contas a receber: em vez de migrar toda a base de clientes de uma vez para um novo processo, a empresa testa com um grupo menor, corrige o que não funciona e expande depois.
Foi assim, por exemplo, que a Zen S.A., indústria de autopeças cliente da Simplifica+, levou 6 meses até que o novo canal digital de devolução de mercadorias virasse o único aceito, hoje usado por 100% dos clientes da empresa.
Tratar segurança da informação como requisito estratégico
O quarto pilar é simples de enunciar e difícil de ignorar: quanto maior o potencial da IA, maior precisa ser a governança sobre dados e processos. Automação financeira lida com boletos, notas fiscais e dados de clientes, informação sensível que exige rastreabilidade e conformidade, não só velocidade.
Isso passa por integrações seguras (como validação de boletos junto à CIP e ao Banco Central) e por armazenamento de notas fiscais dentro dos prazos exigidos pela SEFAZ. Segurança não é uma etapa posterior à automação, é parte do desenho do processo desde o primeiro piloto.
Como aplicar esses pilares na automação financeira e em contas a receber
A gestão de contas a receber é um dos processos financeiros mais repetitivos de uma indústria ou distribuidor, e por isso um dos que mais se beneficia de um método claro de adoção de IA.
Boa parte do volume diário (2ª via de boleto, lembrete de pagamento, conferência de nota fiscal, tratativa de devolução) segue um padrão que pode ser medido, testado em pequena escala e só depois expandido para toda a base de clientes.
Aplicando esses pilares à rotina de contas a receber:
- Pessoas: medir quanto tempo o time financeiro gasta hoje em tarefas manuais de cobrança e conferência, antes de qualquer automação.
- Estrutura: definir um responsável pelo acompanhamento do processo automatizado, não deixar a mudança "por conta do fornecedor".
- Validação: testar a automação com uma parte da base de clientes antes de migrar a operação inteira.
- Segurança: garantir que boletos, notas fiscais e dados de clientes estejam protegidos e rastreáveis em cada etapa.
Esse é exatamente o caminho que a Simplifica+ percorre com seus clientes na automação financeira: portal de autoatendimento para 2ª via de boletos, lembrete de pagamento automatizado e devolução de mercadorias digitalizada, sempre implementados em etapas e com acompanhamento, não como uma troca abrupta de ferramenta.
O que muda quando o método vem antes da ferramenta
Empresas que seguem esse roteiro têm resultado mensurável, não apenas uma nova ferramenta rodando em paralelo ao processo manual.
A automação financeira bem estruturada aparece em indicadores concretos: horas de trabalho manual eliminadas, erros fiscais reduzidos e ciclos de cobrança e devolução mais curtos.
A Simplifica+ movimenta hoje mais de R$ 13,5 bilhões em pagamentos por ano e já economizou 1,1 milhão de horas de trabalho manual para seus clientes, resultado direto de aplicar automação financeira com o mesmo tipo de método que a WEG apresentou no encontro da ACIJS: pessoas preparadas, estrutura dedicada, validação antes de escalar e segurança como parte do processo, não como reação a um problema.
Perguntas Frequentes
